Organizando eventos

Sempre que rola um evento de RPG pelo Brasil, pipocam comentários nos blogs, fóruns, twitter, etc., em relação a não existência de eventos em uma cidade ou outra.

O @DadosLimpos, do Dados Limpos, sugeriu no twitter uma matéria que abordasse a realização de eventos sob a perspectiva de quem os realiza, numa tentativa de ajudar pessoas que desejam criar eventos de RPG em suas cidades.

No mesmo dia, após uma introdução a polêmica do D&D 4ª edição, @tionitro perguntou por que as pessoas não falavam de coisas que ajudassem a promover o nosso hobby e então, aproveitando todos esses ganchos e após ter participado do Dia Mundial de D&D em João Pessoa organizado pelo @danramos, @elisagen, @brain_storm, @ninoxxx entre outros, vou contar um pouco da experiência do Grupo Trampolim da Aventura.

1. Saia da zona de conforto

Aqui no RN houveram vários eventos de RPG no passado, alguns memoráveis, mas a medida que as pessoas foram amadurecendo, deixaram de lado as idéias de organizar, principalmente após alguns problemas – que sempre existem – mas que nunca podem deixar organizadores de eventos se abater.

Os bons tempos se foram e a cidade de Natal passou por um período de vacas magras em relação a eventos dedicados, nenhum mesmo, mas ao invés de reclamar, resolvemos criar os nossos eventos e até sair da inércia não foi fácil, pois sempre esbarrávamos num problema: tendemos sempre a criar mais dificuldades do que realmente existem. Dessa forma, vamos para a parte prática.

2. Procure parceiros

Organizar um evento não é fácil, principalmente quando se realiza um evento sozinho, então procure parceiros, pessoas que podem ajudá-lo a fazer o evento acontecer. Os primeiros parceiros têm que ser jogadores e você deve ter pelo menos um grupo com quem contar, pessoas que você tem certeza que participariam do seu evento. Pense no seu público alvo.

Se os parceiros vão participar mestrando aventuras no evento, é bom que eles tenham paciência e disposição para ensinar novatos, pois um dos principais objetivos do evento é trazer mais pessoas para o hobby, além de proporcionar um local para que os jogadores confraternizem.

3. Local do evento

Depois de sair da zona de conforto e encontrar os parceiros, é hora de pensar no local. Entre os locais possíveis temos: lojas especializadas, livrarias, bibliotecas, espaços públicos (praças, shoppings, áreas de lazer, associações de moradores), lanchonetes (o Bob’s realiza este evento em vários locais do Brasil).

Quando pensamos em espaços públicos é bom seguir algumas regras. Alguns grupos são dados a muita empolgação e isso pode acabar chamando uma atenção desnecessária das pessoas que passam.

O objetivo de realizar eventos em locais públicos é chamar a atenção de forma positiva e aguçar a curiosidade das pessoas para quem sabe, participar de um próximo evento.

4. Contato com o local do evento

Quando você tem o local em mente, é bom preparar um documento com informações sobre o jogo (ou jogos no caso do Trampolim da Aventura) que se encaixe com a proposta do local.

Exemplo 1: No Bob’s os eventos são realizados com a proposta de levar pessoas para o local num horário que o movimento é relativamente baixo, aumentando as vendas do local.

Exemplo 2: No IFRN a proposta é mais voltada para o lado cultural, mostrando que existem inúmeras possibilidades no jogo. O fato de eu ser professor lá também ajuda um pouco, mas esse é só um detalhe.

Exemplo 3: As lojas especializadas normalmente incentivam a criação de eventos em suas dependências como forma de aumentar o consumo de seus produtos.

5. Preparativos

Após o local ter sido contatado, é necessário iniciar os preparativos para o evento, que devem levar em consideração os seguintes pontos:

5.1. Tamanho do evento: O evento está programado para quantas pessoas? Quantas cadeiras e mesas serão necessárias?

5.2. Patrocínio: Existe a possibilidade de se conseguir patrocínio, embora isso nem sempre aconteça dependendo da cidade do evento. Muitas vezes só o local é patrocínio mais do que suficiente.

5.3. Divulgação e inscrição: Que meios de divulgação a organização vai adotar? Panfletos, mensagens das redes sociais, página na internet, etc. E como serão as inscrições? As inscrições são uma boa forma de saber quantas pessoas podem ir ao evento.

5.4. Mesas, cadeiras e toalhas: Esses três elementos precisam ser lembrados sempre, em toda equação do evento. Embora algumas pessoas não levem tanto a sério, é bom considerar o poder das toalhas. As mesas podem não ser tão bonitas, mas precisam de toalhas, principalmente em locais onde as mesas são usadas e nem sempre limpas. Eu não gostaria de colocar meus livros de RPG em cima de uma mesa suja de alguma coisa impossível de reconhecer e com cheiro duvidoso.

5.5. Comida: Se você for realizar um evento, lembre-se que ter um local próximo para se alimentar é fundamental. Quando a fome aperta, o sentimento de urgência pode tomar conta dos jogadores e isso é ruim, muito ruim.

6. Mesa especial

Embora nem todos os eventos contemplem essa mesa especial, em especial, aqui em Natal procuramos sempre deixar uma mesa com material de RPG (vários títulos), na qual uma pessoa vai explicar o que é o RPG, como ele é jogado, os diferentes sistemas, etc.

7. Anfitriões

Em todo evento, nem sempre os anfitriões se divertem nas mesas. Eles terão que correr atrás de coisas para deixar todos confortáveis, ver se está tudo ok. Correr e se cansar, mas a recompensa vira na forma de muita experiência.

Palavras finais, mas sem dizer tudo

De forma geral, não existe um manual sofre como realizar um evento, mas existem passos que podem ser seguidos e que ajudarão a realizá-los.

Se você joga D&a
mp;D, os eventos sancionados da RPGA podem ser uma excelente forma de conseguir informações sobre organização de eventos.